Steeds meer bedrijven kiezen voor ERP-software uit de cloud. Hoe de groothandel hiervan kan profiteren lees je hier ook.
De druk op groothandels neemt al jaren toe. Wereldwijde concurrentie en voortdurend groeiende klanteisen stellen de groothandel voor steeds nieuwe uitdagingen. Om op de lange termijn aan deze eisen te voldoen, zijn lean en efficiënte processen en een innovatieve IT-infrastructuur nodig.
Hoe groothandels kunnen profiteren van ERP-software uit de cloud en welke voordelen dit model met zich meebrengt, zal het onderwerp van dit artikel zijn. Daarvoor hebben we echter te maken met de algemene werking van een ERP-software om beter te begrijpen hoe deze precies toegevoegde waarde kan bereiken op alle bedrijfsniveaus.
Definitie: Wat is ERP-software?
ERP is de afkorting voor de zogenaamde enterprise resource planning. Dit betekent de ondernemende taak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de bestaande processen. Er moet voor worden gezorgd dat alle processen op elk moment van de juiste hoeveelheid middelen kunnen worden voorzien.
In dit verband zijn middelen alle middelen die beschikbaar zijn voor het bedrijf om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Dit geldt voor goederen, installaties en machines, maar ook voor het personeel, de financiële middelen, het onroerend goed of zelfs het wagenpark.
Het is noodzakelijk om al deze middelen voor de bestaande processen zo te plannen dat de processtroom op geen enkel moment dreigt te haperen. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat er geen middelen worden verspild. Geen gemakkelijke taak, als je bedenkt dat in de huidige bedrijven talloze verschillende processen soms soepel naar elkaar verlopen.
Hier wordt ERP-software gebruikt. Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde gegevens. Dit verhoogt de informatiestroom, transparantie en voorkomt fouten veroorzaakt door verschillende informatieniveaus.
Daarnaast biedt de centralisatie van data nog een doorslaggevend voordeel. Processen kunnen veel slanker worden gemaakt, kunnen worden samengebracht en afdelingsoverstijgende. De ERP-software kan ook verschillende processen automatiseren, waardoor extra middelen vrij komen die vervolgens elders kunnen worden gebruikt.
Technische structuur van een ERP-software
Hiervoor wordt een ERP-software opgebouwd uit modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Er zijn modules voor boekhouding, personeelsadministratie, documentbeheer of klantrelatiebeheer.
Evenzo zijn er ook modules die speciaal zijn ontworpen voor bepaalde industrieën, de productiemodules of modules voor magazijnbeheer. Groothandelsbedrijven hebben vaak een module nodig die enerzijds magazijnbeheer omvat en ook speciale functies voor inkoop met zich meebrengt.
Functies voor B2B-verkoop en klantenservice zijn ook te vinden in deze branchespecifieke software voor groothandels. Naast het scala aan functies van een ERP-software, komt er echter nog een onderscheidend kenmerk van ERP-software op de markt – het respectieve licentiemodel waarmee de software wordt aangeboden.
Licentiemodellen van een ERP-software
In wezen zijn er vier verschillende modellen die hier moeten worden genoemd. Het klassieke on-premises model, ERP-software uit de cloud, gehoste ERP-software en hybride ERP-software. Traditioneel kochten bedrijven ERP-software van de provider en implementeerden deze op hun eigen servers. Met dit on-premises model wordt de software in zijn geheel aangeschaft en kan deze naar eigen inzicht worden aangepast.
Deze variant wordt echter vaak geassocieerd met hoge initiële investeringen en vereist uitgebreide expertise in zijn eigen gelederen om een dergelijk systeem op de lange termijn te kunnen handhaven. Het cloudmodel omzeilt deze hoge initiële kosten. Hier wordt de software via internet aan het bedrijf ter beschikking gesteld.
Voordelen van ERP-software voor groothandels
U betaalt meestal een maandelijkse licentievergoeding per gebruiker en reeks functies en kunt de ERP-software rechtstreeks gebruiken. Het onderhoud en onderhoud is toe te rekenen aan de aanbieder, die zich ook inzetten voor de beveiliging van de gegevens. Zo hebben zelfs kleinere bedrijven zonder een brede IT-infrastructuur de mogelijkheid om ERP-software te gebruiken.
Maar de cloud biedt nog veel meer voordelen waar zelfs grote bedrijven graag gebruik van maken. Vooral in de wereld van vandaag, als het gaat om locatieonafhankelijke toegang tot de gegevens, biedt de cloud veel voordelen. Verkopers hebben bijvoorbeeld onderweg toegang tot en kunnen de ERP-software gebruiken.
Snellere processen voor een hogere klanttevredenheid
Als deze zich bijvoorbeeld momenteel bij een klant bevinden, kan deze direct worden bekeken wanneer een potentiële bestelling beschikbaar zou zijn. Hiervoor is het voorraadbeheer in de ERP-software eenvoudig in realtime te openen en te bekijken of de gewenste artikelen nog in voldoende hoeveelheden op voorraad zijn.
De bestelling kan dan ook direct naar de backoffice worden verzonden, zodat deze nog sneller geleverd kan worden. Dit verhoogt de klanttevredenheid en maakt meer middelen vrij. Er zijn nog veel meer voordelen van ERP-software uit de cloud waarvan groothandelsbedrijven kunnen profiteren.
Daarom mogen groothandels niet per se de mogelijkheid bieden om een ERP-software uit de cloud te gebruiken. Veel experts zien de toekomst van ERP-software sowieso in de cloud.